Importancia del análisis de costos en nuestro negocio

En una entrega previa de nuestro blog, hablamos sobre cómo costear adecuadamente. El día de hoy, profundizaremos sobre la importancia del análisis de costos en nuestro negocio y los errores en el costeo.

Un costeo adecuado puede evitar muchos problemas futuros.

Los costos los definimos como el sacrificio de algo a cambio de un bien posterior. Son pues la base de un intercambio entre una organización y sus clientes. Dependiendo del enfoque desde donde son abordados, los costos tienen mas de una definición: económicamente, costos son el consumo de factores de producción para un bien (sea este un producto o servicio); contablemente, forman parte de los gastos, considerados decrementos del beneficio económico.

De esta forma, costos puede ser la categoría más amplia de lo que consumimos como empresa para producir algo o formar parte de una categoría mayor (gastos) que disminuyen el beneficio de nuestro negocio. Aún cuando hay diferencias sutiles en ambas definiciones, tanto económicamente como contablemente parten de la premisa de intercambio planteada aquí.

También podemos partir de que los costos implican tanto consumo como disminución de algo y establecen la naturaleza de lo que son. Si tomamos en cuenta la parte del consumo, para generar un ingreso por nuestra actividad económica, se requiere del consumo de algo para poderlo generar. Esto significa que, para poder generar un ingreso, todo negocio debe de usar algo en el proceso y que todo lo que se genera debe de tener un origen. No hay algo que pueda ser generado a partir de la nada.

Piense, por ejemplo, en una empresa que se dedica a brindar asesorías. Debe de consumir tiempo para brindarlas, así como el tiempo consumido previamente en adquirir el conocimiento que transmite. Tanto el tiempo empleado en el servicio, como el empleado previamente, son consumos y por lo tanto, costos, en los que se incurren a la hora de brindar una asesoría.

O piense por ejemplo en una empresa que se dedica a la construcción de desarrollos inmobiliarios. Tuvo que consumir tanto materiales de obra, como el tiempo que le cobra su personal, para poder generar las edificaciones. Todo negocio implica , por lo tanto, el consumo previo de algún tipo de recurso para la generación de un bien (sea producto o servicio) que le representará un ingreso o beneficio.

Si por otro lado, tomamos en cuenta la disminución del beneficio económico, cualquier costo debe de ser considerado como la reducción del beneficio económico generado a partir de un ingreso. Es decir, a todo ingreso, cualquier concepto que reduzca el beneficio económico que obtenemos, debe ser considerado como gasto. De aquí, que en contabilidad los costos son una categoría menor dentro de los gastos, para referirse sólo a aquellos gastos que cambian o se modifican en función del ingreso, es decir, para aquellos que tienen una naturaleza variable.

Errores en el costeo

Los costos son una piedra angular, un pilar, de cualquier negocio porque sobre ellos construimos los ingresos. Si no los identificamos previo a la venta, puede resultar en que no exista un beneficio económico a partir del ingreso. Esto normalmente las empresas no lo ven tan claramente porque hay costos que consumen los factores de producción o disminuyen el beneficio de manera indirecta y a través del tiempo.

Piense por ejemplo en una empresa de comercialización, que únicamente incorpora en su precio de venta aquellos costos que son directos ,como pueden ser la mercancía, la mano de obra que realiza la venta, la gasolina para su equipo de reparto y el espacio donde realiza la venta. Dado que sólo incluye esto en el precio, cuando el cliente paga, la empresa puede volver a comprar inventario y aparentemente mantener y hacer crecer el negocio. El problema surge cuando los costos que no fueron incorporados en el proceso de venta requieren su reposición, y la empresa recurre a utilidad o ganancia para poder adquirirlo.

Esto en el mejor de los casos se da en situaciones de buena liquidez y cuando la empresa dispone de los recursos para reponer o adquirir. Cuando no es así, la empresa ya utilizó parte del ingreso en la dispersión de utilidades a los socios y no cuenta con la liquidez para adquirir nuevo activo. En el ejemplo de la comercializadora, en su precio nunca incorporó el costo de su equipo de reparto. Cuando el equipo requirió reparación o renovación, la empresa no contó con los recursos necesarios y la empresa perdió competitividad al no poder ofrecer la misma calidad de servicio que venía brindando.

Una empresa que no contempla lo que consumió para generar su ingreso, tendrá que utilizar parte de su utilidad para reponerlo. Si no cuenta con los recursos para hacerlo, cuando sea inevitable tendrá que tomar decisiones de manera forzada, lo que implica aceptar situaciones que de otra manera no hubiera aceptado: un crédito a una tasa más alta o dejar de ofrecer el servicio en las mismas condiciones que venía ofreciendo, entre muchos otros ejemplos que podemos exponer.

Las consecuencias por estas decisiones forzadas pueden ser de diversa magnitud, desde exponer la empresa a riesgos por liquidez o por financiamiento, hasta la pérdida de ingresos potenciales, derivados de un desgaste en su propuesta y generadores de valor.

Del problema de no reconocer e incorporar todos los costos en el proceso de venta, se pueden generar a su vez una serie de inconvenientes, entre los que destacan:

Ante un precio que no refleja adecuadamente los costos, la empresa puede tener menor margen de ganancia de lo que realmente cree. Esto se refleja en empresas que a mayor ingreso, tienden a trabajar más y su beneficio económico no crece. Se puede observar en empresas que progresan en su tamaño de negocio, pero el beneficio económico se mantiene igual, cuando debería de haber mostrado un aumento. En términos coloquiales, significaría que se trabaja más, pero se gana lo mismo.

Costos que no estén incorporados puede suponer pérdidas para una empresa. Si la empresa lo detecta a tiempo, pero no puede cambiar el precio de venta, la empresa opta por restarle valor al producto o servicio, ofreciendo uno de menor calidad que lo prometido. Cuando esto ocurre, la empresa se genera una mala reputación en el mercado y baja su tamaño de negocio. Si la empresa en cambio, decide mantener la misma calidad de producto o servicio, pierde recursos en mayor proporción a lo que ingresa, lo que se traduce en perder con cada venta generada. De mantener esta tendencia, la empresa deja de operar en el corto o mediano plazo, dependiendo de la capacidad de recursos que tenga.

¿Cmo podemos detectar empresas que no costean adecuadamente?

·        Son empresas que aún con mayor volumen de negocio, les cuesta más trabajo seguir creciendo.

·        Empresas que ofrecen precios muy por debajo de su competencia o del rango de mercado y que al poco tiempo cierran, aun cuando presentaban ventas en crecimiento.

Determinar el costo total de nuestros productos y/o servicios permite escalar nuestro negocio.

En Escala Productiva ofrecemos talleres y asesorías personalizadas para determinar el costo total de los productos y/o servicios que ofrece tu negocio, para que pueda seguir escalando.